Plan d’actions

Atelier de réflexion et d’écriture du projet

 

Université Thuongmai (UTM)

salle de réunion, bâtiment F, 6^ème étage – 79 rue Ho Tung Mau – Hanoi

 

 

Différents documents ont été produits depuis mars 2023 avec pour objectif de préparer les échanges, dans une approche participative et inclusive, au service d’une réflexion partagée nécessaire à la rédaction du formulaire Erasmus + RCES qui sera déposé le 16 février 2024.

 

Le dossier doit constituer une réponse aux priorités définies par le ministère de l’Éducation et de la Formation du Vietnam (MEF) dans la décision No.2718/QD-BGDDT le 21 septembre 2022. Il s’agit notamment de construire un modèle d’université écoresponsable avec une approche écologique.

 

En ce qui concerne le Programme Erasmus+ 2021-2027 de l’UE, il s’agit de mettre en place des partenariats (volet 2) pour la transformation dans l’enseignement supérieur dans le cadre de projets complexes et innovants de renforcement des capacités fondés sur un transfert d’expérience, de compétences et de bonnes pratiques, avec une série d’activités interconnectées qui visent à renforcer les capacités des établissements d‘enseignement supérieure et de recherche ciblés pour relever les défis du XXIe siècle, notamment le changement climatique et la gouvernance.

 

 

Lundi 2 octobre 2023

 

 

8h30 : Accueil des participants

9h00 : lancement des travaux

 

Mots de bienvenu de Monsieur Nguyen Hoang, recteur de l’UTM

 

9h15 : Début de travaux

 

Modérateurs : UTM et AUF

 

• Tour de table pour une présentation des participant.es partenaires du projet.
• Bilan du travail produit à ce jour en relation avec la partie B (description technique narrative) du formulaire de candidature.
• Précisions à apporter en vue de finaliser la définition et la structuration des actions à développer dans le projet.

 

10h30 : Pause

10h45 : Suite des travaux

 

Modérateurs : UTM et AUF

 

• Présentation par chaque partenaire des activités réalisées dans le cadre de leur plan stratégique de développement dans le domaine de la transition écologique.

 

Pour les partenaires vietnamiens ;

• Université Thuongmai
• Ecole supérieure de transport et de communication
• Université Thu Dau Mot
• Académie nationale d’aministration pubilque
• Université Thang Long
• Université vietnamo-coréenne de technologie d’information et de communication

 

Pour les partenaires européens :

• Université de Rennes
• Université Coimbra
• CY Cergy Paris université
• Université Bordeaux Montaigne

 

12h30 : Pause déjeunée – Déjeuner offer par l’UTM

14h30 : Reprise des travaux

 

Modérateurs : UTM et AUF

 

Pour rappel, le projet (PROVIDENTIEL) vise un accompagnement des établissements d’enseignement supérieur vietnamiens dans la définition et la mise en œuvre d’un système de management environnemental (gouvernance universitaire rénovée) destiné à améliorer la performance environnementale (transition écologique) des activités qu’ils développement (formation, recherche, partenariats, etc.), et ceci en tenant compte des spécificités de leur écosystème (développement inclusif et soutenable).

 

À ce stade de la définition du projet, et dans le prolongement des réflexions de la matinée, il s’agit d’identifier :

 

• Les aspects de la gouvernance universitaires, à identifier pour chaque phase (Planifier-Déployer-Contrôler-Améliorer – PDCA) du projet, qui nécessitent un renforcement des capacités fondés sur un transfert d’expérience, de compétences et de bonnes pratiques au service d’un système de management environnemental à contextualiser ;
• Les domaines de l’EES (recherche, formation, ressources humaines, infrastructures, finances, communication, système d’information, services à la communauté, partenariat, etc.) sur lesquels va porter en priorité le système de management environnemental;
• Les composantes de la transition écologique (consommation et achats responsables, gestion des déchets, optimisation de la consommation d’eau et d’énergie, etc.) sur lesquels va porter en priorité le système de management environnemental.

 

15h45 : Pause

16h00 : Suite des travaux

 

Modérateurs : UTM et AUF

 

• Poursuite et finalisation des échanges par l’identification des activités jugées prioritaires à intégrer dans le projet.

 

17h30 : Fin des travaux de la journée

 

 

 

Mardi 3 octobre 2023

 

 

Dans la continuité de travail produit la veille, il s’agit de mettre en place des échanges, dans une approche participative et inclusive, au service de la définition de certains lots d’activités :

 

• WP2 : de l’analyse des spécificités de l’EES et de son écosystème à la définition du plan stratégique de développement en matière de performance environnementale.
• WP3 : de la définition du plan stratégique de développement en matière de performance environnementale à la mise en place d’actions opérationnelles.
• WP4 : de l’évaluation des résultats des plans d’action opérationnels à l’identification des dysfonctionnements, puis de l’identification des dysfonctionnements à la mise en œuvre de mesures correctrices

 

Pour rappel, l’approche Planifier-Déployer-Contrôler-Améliorer (PDCA) sert de guide à la définition et la mise en œuvre d’un système de management environnemental qui tient compte des spécificités de chaque EES, et donc des activités qu’il développe en relation avec son écosystème.   Autre élément clé pour garantir la cohérence du projet, la méthodologie du projet s’appuie sur un séquençage de chaque phase :   ·         Séquence 1 : échanges dans une logique inclusive de co-construction de la méthode et des outils ; ·         Séquence 2 : mise en œuvre et d’accompagnement au changement (offre de formation) ; ·         Séquence 3 : bilan des résultats obtenus comprenant une auto-évaluation par les responsables du lot suivie d’un audit par le Comité d’audit interne (AI) ; ·         Séquence 4 : Phase de clôture et de lancement du lot suivant.   Le séquençage est le résultat d’une planification établie sur la base d’une liste des principales activités, regroupées en lots d’activités (WP), au service des résultats attendus et mesurables. Ce séquençage permet l’identification des temps d’échanges et de partage d’expériences entre EES, des temps de formations nécessaires à l’appropriation, des temps de synchronisation entre les équipes mobilisées pour telles ou telles activités et les séquences de validation permettant de lancer une nouvelle activité.   Au-delà de la définition d’un chronogramme d’activités, le séquençage de chaque phase du projet permet enfin de dresser un inventaire des ressources (humaines, matérielles, etc.) à mobiliser pour chaque activité, y compris l’expertise à mobiliser, et donc de tenir compte de la charge de travail de chacune des parties prenantes. Ce qui valorise l’implication et la responsabilité de tous les EES partenaires et des parties prenantes dès l’élaboration du projet et jusqu’à son évaluation.

 

A noter que le WP5 vise un renforcement des compétences des personnels au sein des EES partenaires et un accompmagnement à la conduite au changement. La sensibilisations et l’offre de formation sont mise en œuvre par les responsables des WP2, 3 et 4 dans le cadre d’un accompagnement (séquence 2 de chaque lot) dans la mise en place efficace et effective des activités du projet.

 

9h00 : Début de travaux

 

Modérateurs : Université de Rennes et Ecole supérieure de transport et de communication

 

Phase de planification (A) – WP2 : de l’analyse de l’écosystème à la définition du plan stratégique de développement en matière de performance environnementale

 

Cette phase doit notamment permettre à chaque EES de réunir les conditions institutionnelles préalables à la définition et la mise en place d’un système de management environnemental en relation avec les objectifs qu’il s’est fixés en matière de performance environnementale. Cette phase tient également compte des spécificités (contextes interne et externe, degré d’autonomie) de chaque EES et des attentes des parties prenantes de son écosystème.

 

12h30 : Pause déjeunée à l’université

14h30 : Reprise des travaux

 

Modérateurs : Université de Rennes et Ecole supérieure de transport et de communication

 

Suite des travaux sur la phase de planification

15h45 : Pause

16h00 : Suite des travaux

 

Modérateurs : Université de Rennes et Ecole supérieure de transport et de communication

 

Fin des travaux sur la phase de planification

 

17h30 : Fin des travaux de la journée

 

 

Mercredi 4 octobre 2023

 

La matinée est consacrée à la visite de deux universités hanoïennes partenaires du projet avec pour objectifs de  pousuivre les échanges inititiés lors du lancement des enquêtes (mai – juillet 2023) et de l’analyse des résultats.

 

9h-10h

Académie nationale d’administration publique

Adresse : 77, Nguyễn Chí Thanh, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội

Accueil des participants par Monsieur XXXXX, vice-Recteur

Contact : Madame Tran Thi Lan Anh – directrice adjointe de la coopération internationale

 

10h30-11h30

Ecole supérieure de transport et de communication

Adresse : Lang Thuong, Cau Giay – Hanoi

Accueil des participants par Monsieur Le Hoai Duc, vice-Recteur

Contact : Monsieur Duong Huu Tuyen – directeur adjoint de l’accréditation et de l’assurance qualité

 

12h30 : Pause déjeunée à l’UTM

14h30 : Reprise des travaux

 

Modérateurs : CY Cergy Paris Université et l’Université vietnamo-coréenne de technologie d’information et de communication

Phase de déploiement (B)  –  WP3 : de la définition du plan stratégique de développement en matière de performance environnementale à la mise en place d’actions opérationnelles

Il s’agit pour chaque EES de mettre en œuvre les moyens de maîtrise identifiés en vue d’atteindre ses objectifs environnementaux, tels que définis ou à redéfinir dans leurs plans stratégiques de développement en matière de performance environnementale, et de réaliser les actions à développer. Les moyens de maîtrise peuvent inclure des moyens techniques et des procédures, et peuvent être mis en œuvre suivant une hiérarchie chronologique, de manière séparée ou combinée.

Dans toutes les hypothèses, il s’agit de définir séquensage du lot d’activités qui doit assurer le passage de de la définition du plan stratégique de développement en matière de performance environnementale à la mise en place d’actions opérationnelles,

 

Pour rappel, la méthodologie du projet s’appuie sur un séquençage de chaque phase :   ·         Séquence 1 : échanges dans une logique inclusive de co-construction de la méthode et des outils ; ·         Séquence 2 : mise en œuvre et d’accompagnement au changement (offre de formation) ; ·         Séquence 3 : bilan des résultats obtenus comprenant une auto-évaluation par les responsables du lot suivie d’un audit par le Comité d’audit interne (AI) ; ·         Séquence 4 : Phase de clôture et de lancement du lot suivant.   Le séquençage est le résultat d’une planification établie sur la base d’une liste des principales activités, regroupées en lots d’activités (WP), au service des résultats attendus et mesurables. Ce séquençage permet l’identification des temps d’échanges et de partage d’expériences entre EES, des temps de formations nécessaires à l’appropriation, des temps de synchronisation entre les équipes mobilisées pour telles ou telles activités et les séquences de validation permettant de lancer une nouvelle activité.   Au-delà de la définition d’un chronogramme d’activités, le séquençage de chaque phase du projet permet également de dresser un inventaire des ressources (humaines, matérielles, etc.) à mobiliser pour chaque activité, y compris l’expertise à mobiliser, et donc de tenir compte de la charge de travail de chacune des parties prenantes. Ce qui valorise l’implication et la responsabilité de tous les EES partenaires et des parties prenantes dès l’élaboration du projet et jusqu’à son évaluation.

 

15h45 : Pause

16h00 : Suite des travaux

 

Modérateurs : CY Cergy Paris Université et l’Université vietnamo-coréenne de technologie d’information et de communication

Suite des travaux sur la phase de déploiement

15h45 : Pause

16h00 : Suite des travaux

 

Modérateurs : CY Cergy Paris Université et l’Université vietnamo-coréenne de technologie d’information et de communication

Fin des travaux sur la phase de déploiement

17h30 : Fin des travaux de la journée

 

 

Jeudi 5 octobre 2023

9h00 : Début de travaux

Modérateurs : Université Coimbra et Académie nationale d’administration publique

Phase de contrôle et d’amélioration de la performance environnementale (C) – WP4 : de l’évaluation des résultats des plans d’actions opérationnels à l’identification des dysfonctionnements au service de la définition et la mise en œuvre de mesures correctrices

En complément de l’analyse des risques décrit lors de la phase précédente, une phase de contrôle est mise en place : il s’agit de mettre en œuvre un dispositif d’identification des sources potentielles de dysfonctionnement ou de blocage pour permettre la définition de mesures correctives à prendre dans le cadre d’une amélioration continue de la performance environnementale des EES.

Il s’agit surtout de rendre compte aux groupes cibles des activités développées par chaque EES pour la définition et la mise en œuvre du système de management environnemental ; ce qui suppose de mesurer l’atteinte des résultats attendus, et donc de recueillir, traiter et restituer les informations et indicateurs pertinents. Les données quantitatives et qualitatives recueillies constituent la base du rapport de restitution.

Au-delà de l’amélioration continue du système de management environnemental et de la cohérence des moyens de maîtrise mobilisés, il s’agit surtout, d’une part, de prendre les décisions nécessaires relatives aux éventuels changements à apporter au système de management environnemental (y compris les ressources) et, d’autre part, d’identifier les actions à mener lorsque les objectifs n’ont pas été atteints. Dans un cas comme dans l’autre, les décisions sont à prendre dans une approche participative.

Pour rappel, la méthodologie du projet s’appuie sur un séquençage de chaque phase :   ·         Séquence 1 : échanges dans une logique inclusive de co-construction de la méthode et des outils ; ·         Séquence 2 : mise en œuvre et d’accompagnement au changement (offre de formation) ; ·         Séquence 3 : bilan des résultats obtenus comprenant une auto-évaluation par les responsables du lot suivie d’un audit par le Comité d’audit interne (AI) ; ·         Séquence 4 : Phase de clôture et de lancement du lot suivant.   Le séquençage est le résultat d’une planification établie sur la base d’une liste des principales activités, regroupées en lots d’activités (WP), au service des résultats attendus et mesurables. Ce séquençage permet l’identification des temps d’échanges et de partage d’expériences entre EES, des temps de formations nécessaires à l’appropriation, des temps de synchronisation entre les équipes mobilisées pour telles ou telles activités et les séquences de validation permettant de lancer une nouvelle activité.   Au-delà de la définition d’un chronogramme d’activités, le séquençage de chaque phase du projet permet également de dresser un inventaire des ressources (humaines, matérielles, etc.) à mobiliser pour chaque activité, y compris l’expertise à mobiliser, et donc de tenir compte de la charge de travail de chacune des parties prenantes. Ce qui valorise l’implication et la responsabilité de tous les EES partenaires et des parties prenantes dès l’élaboration du projet et jusqu’à son évaluation.

 

12h : Pause déjeunée à l’UTM

14h30 : Reprise des travaux

15h45 : Pause

16h00 : Suite des travaux

 

WP5 : Renforcement des compétences des personnels au sein des EES partenaires et conduite au changement

Responsable : Sensibilisations et offres de formation dispensées par des responsables des WP2, 3 et 4 dans le cadre d’un accompagnement dans la mise en place efficace et effective des activités du projet (séquence 2 de chaque lot).

 

17h30 : Fin des travaux de la journée

 

 

Vendredi 6 octobre 2023

 

Dans la continuité de travail produit la veille, il s’agit de mettre en place des échanges, dans une approche participative et inclusive, au service de la rédaction du formulaire.

 

9h00 : Début de travaux

 

Modérateurs : Université Bordeaux Montaigne

WP7 : Diffusion et exploitations des résultats (diffusion du guide d’accompagnement)

Responsable : Université Bordeaux Montaigne

Soutien : AUF

 

10h30 : Pause

10h45 : Suite des travaux

 

• Événements, réunions et mobilité
• Calendrier (projets de plus de 2 ans)

 

12h30 : Pause déjeunée à l’université

14h30 : Reprise des travaux

 

Modérateurs : UTM et AUF

• Présentation du calendrier lié au dépôt du dossier.
• Rédaction + correction du formulaire : qui produit quoi et quand ?

 

15h45 : Pause

16h00 : Suite des travaux

 

17h30 : Fin des travaux de la journée